Digital meldingsutveksling - varslingsrutiner - PLO-meldinger

Digital samhandling omfatter blant annet elektronisk sending og mottak av ulike dokumenter og meldinger. Samlebegrep er elektronisk meldingsutveksling. I dette inngår elektronisk forsendelse av epikriser, henvisninger, PLO-meldinger (pleie- og omsorgsmeldinger), svarmeldinger fra laboratoriet og røntgen, og lignende.

Varslingsrutiner for elektronisk samhandling ved IKT-nedetid og feilsituasjoner

For å sikre at aktuelle parter får nødvendig beskjed om planlagt og ikke planlagt stopp i elektroniske pleie og omsorgsmeldinger (PLO) mellom Sykehuset i Vestfold (SiV) og kommunene i Vestfold, er det etablert et felles kontaktpunkt for varsling mellom SiV og den enkelte kommune.

Når skal det varsles?

  • Planlagt nedetid: Dersom planlagt nedetid går over en time, skal det varsles. Planlagt nedetid skal varsles minst fem virkedager på forhånd.
    Meldingstekst: Planlagt nedetid dato (ddmmaa) klokkeslett: fra – til
  • Ikke planlagt nedetid: Nedetid skal varsles så snart som mulig.
    Meldingstekst: Ikke planlagt nedetid dato.

Nødrutine ved nedetid

Ved nedetid i elektroniske pleie og omsorgsmeldinger (PLO meldinger) skal telefonen benyttes og meldingene skal skrives/sendes elektronisk. Meldingene vil komme frem når systemet er oppe. All muntlig dialog dokumenteres i pasientens journal.

Dersom manglende skriftlig dokumentasjon kan være en sikkerhetsrisiko for pasienten kan meldinger fakses, men det skal avtales særskilt på telefonen.

Feilsituasjoner

Manglende applikasjonskvitteringer eller andre feilsituasjoner meldes til gjeldende kontaktpunkt

Se fullstendig rutine for varsling: Varslingsrutiner for PLO samhandling ved planlagt og ikke planlagt nedetid, samt feilsituasjoner

Kontaktpunkt for varsling mellom SiV og den enkelte kommune

Frysperioder

For å sikre at partene har tilstrekkelige ressurser til å håndtere support og kompetanse/ressurser for de manuelle rutiner ved planlagt nedetid, vil det normalt være frys i planlagt nedetid for følgende perioder:

  • Sommer: 1. juli - 20. august
  • Jul: 20. desember - 2. januar
  • Påske: hele påskeuka.

Eventuelle endringer i disse periodene må avtales særskilt.

For å kunne starte med elektronisk meldingsutveksling med sykehuset, må du på forhånd kontakte sykehuset for å bli registrert som kommunikasjonspart i sykehusets fagsystemer.

Overordnet ansvar for koordinering av arbeid omkring digital samhandling er lagt til IKT-enheten.

Under er en oversikt over dem du kan kontakte ved Sykehuset i Vestfold i forbindelse med opprettelse av elektronisk meldingsutveksling eller oppfølging av meldingsutvekslingen.

PLO-arbeidsflyt mellom Sykehuset i Vestfold og kommunene i Vestfold

Kontaktliste for elektronisk meldingsutveksling

Epikriser og henvisninger

PLO-meldinger

Medisinsk biokjemi

Mikrobiologi

Patologi

Røntgen

IHR

HF-HF kommunikasjon

Dialogmeldinger fastleger

Helseregistre

NHN-adresseregister

eResept

Fødselsmeldinger

Applikasjonskvittering - oppfølging

Overgang fra papirrutiner til elektroniske rutiner innebærer blant annet daglig oppfølging i ”innboks” og ”utboks” av meldinger (epikriser, labsvar, henvisninger etc.) som er sendt til og fra legekontoret.

Oppfølging av logger

Det er viktig å sjekke status på sendingene for å sikre at meldingene blir sendt korrekt ut fra legekontoret, epikriser blir mottatt fortløpende og at problemer som oppstår blir løst. Dette er et viktig ansvar for alle aktører.

Ved Sykehuset i Vestfold har vi etablert og forankret rutiner for ansvar og daglig oppfølging av disse kvitteringsloggene. Det er viktig at legekontorene også etablerer faste rutiner for oppfølging. Journalleverandørene kan vise hvordan dette skal utføres.

Det bør etableres rutiner for kontinuerlig jevnlig oppfølging av logger. Oppgaven kan også utføres av en sekretær om han/hun får opplæring i å følge dette opp.

Eksempel: WinMed

Sjekk applikasjonskvittering daglig for å se om henvisningen har kommet frem.

Hva betyr applikasjonskvitteringen?
Rød prikk
Rød: Meldingen har feilet/er avvist. Les årsakskoden i feilmeldingen. Iverksett avviksrutiner. Kontakt sykehuset. 

Gul prikk
Gul: Meldingen ikke ankommet sykehusets meldingstjener. Iverksett avviksrutiner (ring journalleverandøren).

Oransje prikk
Oransje: Melding ankommet sykehusets meldingstjener, ikke kommet inn i DIPS. Iverksett avviksrutiner. Kontakt sykehuset. 

Grønn prikk
Grønn: Melding kommet inn i DIPS på sykehuset. Alt ok.  

Henvisningsadresser

Adresseregister for digital henvisning