Digital samhandling

Digital samhandling omfatter blant annet elektronisk sending og mottak av ulike dokumenter og meldinger - samlebegrep "elektronisk meldingsutveksling". I dette inngår elektronisk forsendelse av basismeldinger, PLO-meldinger (pleie- og omsorgsmeldinger) og dialogmeldinger.

Basismelding  

Felles benevnelse for meldingene Henvisning, Epikrise, Rekvisisjon og Svarrapport.

PLO-melding  

Melding basert på en profil av standarden Standard for elektronisk kommunikasjon med pleie- og omsorgstjenesten (HIS 80704). Eksempler: Innleggelsesrapport, Helseopplysninger m.fl.

Dialogmelding  

Melding som kan benyttes for å kommunisere ustrukturert informasjon i en dialog mellom to parter (HIS 80603). Merk: Kan for eksempel benyttes til forespørsler, svar på forespørsler, notater og avviksmeldinger mellom EPJ-system i tilknytning til pasientbehandling.

Henvisningsrutiner

Les om interaktiv henvisning og rekvirering (IHR) av laboratorieprøver og bildediagnostikk

For å kunne starte med elektronisk meldingsutveksling med sykehuset, må du på forhånd kontakte sykehuset for å bli registrert som kommunikasjonspart i sykehusets fagsystemer.

Overordnet ansvar for koordinering av arbeid omkring digital samhandling er lagt til IKT-enheten.

Under er en oversikt over dem du kan kontakte ved Sykehuset i Vestfold i forbindelse med opprettelse av elektronisk meldingsutveksling eller oppfølging av meldingsutvekslingen.

PLO-arbeidsflyt mellom Sykehuset i Vestfold og kommunene i Vestfold

Varsle Sykehuset i Vestfold (meldingsansvarlig@siv.no) dersom:   

  • det er endring på personell på legekontoret
  • dere har et lengre driftsavbrudd
  • det ikke er noen EDI-kommunikasjon
  • dere bytter virksomhetssertifikat
  • dere bytter journalsystem

Når skal det varsles?

  • Planlagt nedetid: Dersom planlagt nedetid går over en time, skal det varsles. Planlagt nedetid skal varsles minst fem virkedager på forhånd.
    Meldingstekst: Planlagt nedetid dato (ddmmaa) klokkeslett: fra – til
  • Ikke planlagt nedetid: Nedetid skal varsles så snart som mulig.
    Meldingstekst: Ikke planlagt nedetid dato.

Nødrutine ved nedetid

Ved nedetid i elektroniske pleie og omsorgsmeldinger (PLO meldinger) skal telefonen benyttes og meldingene skal i tillegg skrives/sendes elektronisk. Meldingene vil komme frem når systemet er oppe. All muntlig dialog dokumenteres i pasientens journal.

Feilsituasjoner

Manglende applikasjonskvitteringer eller andre feilsituasjoner meldes til gjeldende kontaktpunkt

Se fullstendig rutine for varsling: Varslingsrutiner for PLO samhandling ved planlagt og ikke planlagt nedetid, samt feilsituasjoner

Kontaktliste for elektronisk meldingsutveksling

Epikriser og henvisninger

PLO-meldinger

Medisinsk biokjemi

Mikrobiologi

Patologi

Røntgen

IHR

HF-HF kommunikasjon

NHN-adresseregister

eResept

Fødselsmeldinger

Kontaktpunkt for varsling mellom SiV og den enkelte kommune

Kontaktinformasjon

Frysperioder

For å sikre at partene har tilstrekkelige ressurser til å håndtere support og kompetanse/ressurser for de manuelle rutiner ved planlagt nedetid, vil det normalt være frys i planlagt nedetid for følgende perioder:

  • Sommer: 1. juli - 20. august
  • Jul: 20. desember - 2. januar
  • Påske: hele påskeuka.

Eventuelle endringer i disse periodene må avtales særskilt.

Applikasjonskvittering - oppfølging

Applikasjonskvittering er en kvitteringsmelding som angir om en spesifikk instans av en fagmelding er mottatt og kan behandles av det mottakende fagsystemet, eller i motsatt fall angir hva som har gått feil i forbindelse med mottaket.

Applikasjonkvitteringen skal være automatisk generert, og den skal alltid inneholde referanse til fagmeldingen eller forsendelsen den tilhører.

Alle aktører skal sørge for at det etableres gode rutiner for håndtering av negative eller manglende applikasjonskvitteringer. Det er avsender av meldingen som er ansvarlig for å sjekke at meldingen har kommet frem, og evt ta i bruk nødprosedyrer dersom man ikke mottar applikasjonskvittering. For eksempel må legekontoret sjekke at de mottar positiv appliaksjonskvittering  ved sending av henvisning til sykehuset. Dersom man ikke mottar positiv applikasjonskvittering må man sjekke etter evt feil samt resende eller send på papir.

Se også veiledning til riktig bruk av applikasjonskvittering

Oppfølging av logger

Det er viktig å sjekke status på sendingene for å sikre at meldingene blir sendt korrekt ut.

Ved Sykehuset i Vestfold har vi etablert og forankret rutiner for ansvar og daglig oppfølging av disse kvitteringsloggene. Det er viktig at alle samarbeidende instanser som sender meldinger til SiV også etablerer faste rutiner for oppfølging. Journalleverandørene kan vise hvordan dette skal utføres.

Det bør etableres rutiner for kontinuerlig jevnlig oppfølging av logger. Oppgaven kan også utføres av en sekretær om han/hun får opplæring i å følge dette opp.

Eksempel: WinMed

Sjekk applikasjonskvittering daglig for å se om henvisningen har kommet frem.

Hva betyr applikasjonskvitteringen?
Rød prikk
Rød: Meldingen har feilet/er avvist. Les årsakskoden i feilmeldingen. Iverksett avviksrutiner. Kontakt sykehuset. 

Gul prikk
Gul: Meldingen ikke ankommet sykehusets meldingstjener. Iverksett avviksrutiner (ring journalleverandøren).

Oransje prikk
Oransje: Melding ankommet sykehusets meldingstjener, ikke kommet inn i DIPS. Iverksett avviksrutiner. Kontakt sykehuset. 

Grønn prikk
Grønn: Melding kommet inn i DIPS på sykehuset. Alt ok.